Cách Sử Dụng Các Hàm Cơ Bản Trong Excel

Việc sử dụng các hàm cơ bản trong Excel là rất phổ biến và thường xuyên khi làm việc trên ứng dụng Excel. Chúng giúp thực hiện các phép tính dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh hơn và dễ dàng hơn. Các hàm trong Excel là các công thức đã có sẵn trong Excel, bạn chỉ cần sử dụng, chúng tiện lợi hơn nhiều so với các biểu thức.

Trong bài viết này, Sinh viên học viện Ngân hàng sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng các hàm Excel cơ bản.

I. Lợi Ích Khi Biết Cách Sử Dụng Các Hàm Trong Excel

Biết cách sử dụng các hàm trong excel sẽ mang tới cho các bạn nhiều lợi ích trong quá trình học tập cũng như làm việc, cụ thể là:

– Thuận tiện trong tính toán và tiết kiệm rất nhiều thời gian

– Excel có khả năng lưu trữ và xử lý nhiều loại dữ liệu như dạng số, văn bản, ngày tháng,…

– Với những hàm có sẵn, sẽ giúp tính toán, sắp xếp, lọc các dữ liệu theo yêu cầu

– Từ dữ liệu có sẵn trong hàm có thể thao tác nhiều chức năng khác như tạo biểu đồ, kiểm tra, tìm kiếm dữ liệu,…

II. Các Hàm Cơ Bản Trong Excel – Cách Sử Dụng Qua Ví Dụ Minh Họa

1. NHÓM HÀM ĐẾM – TÍNH TỔNG

#Hàm COUNT, COUNTIF, COUNTA …

– Hàm COUNT được sử dụng với mục đích đếm số ô có dữ liệu trong phạm vi được chọn.

Công thức: = COUNT(Value1,…)

– Hàm COUNTIF dùng để đếm các ô trong vùng dữ liệu đã chọn thỏa mãn điều kiện nhất định.

Công thức: =COUNTIF(range,criteria)

– Hàm COUNTA dùng với mục đích đếm các ô không trống (hay chứa dữ liệu) trong một phạm vi đã chọn.

Công thức: =COUNTA(Value1,…)

#Hàm SUM, SUMIF, AVERAGE, SUBTOTAL

– Hàm SUM được sử dụng để tính tổng tất cả các số trong nhiều ô hoặc một dải ô được chọn.

Công thức: =SUM(Number1, Number2, Number3,…)

– Hàm SUMIF dùng với mục đích tính tổng một loạt các giá trị đáp ứng các điều kiện nhất định.

Công thức: =SUMIF(range,criteria,[sum_range])

– Hàm AVERAGE dùng để tính giá trị trung bình của một chuỗi số phạm vi dữ liệu được chọn.

Công thức: =AVERAGE(number1, number2,…)

– Hàm SUBTOTAL dùng với mục đích để tính tổng, trung bình, đếm ô, tìm max/min, đánh số tự động,…

Công thức: =SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2,…)

2. NHÓM HÀM LOGIC

#Hàm IF

Hàm IF được sử dụng để kiểm tra xem các điều kiện của dữ liệu có được đáp ứng hay không và hiển thị kết quả theo yêu cầu.

Công thức: =IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)

#Hàm AND

Hàm AND được sử dụng để xác định các điều kiện cần kiểm tra đúng hay sai.

Công thức: =AND(Điều kiện 1, Điều kiện 2,…)

#Hàm OR

Hàm OR đưa kết quả TRUE nếu bất kỳ điều kiện nào là đúng hoặc FALSE nếu tất cả các điều kiện sai.

3. NHÓM HÀM NGÀY THÁNG

#Hàm YEAR, MONTH, DAY

Hàm YEAR, MONTH, DAY được sử dụng để tách năm/tháng/ngày của dữ liệu dưới dạng số.

Công thức: =YEAR(serial_number)

Công thức: =MONTH(serial_number)

Công thức: =DAY(serial_number)

#Hàm Date

Hàm DATE trả về kết quả một ngày cụ thể dưới dạng số.

Công thức: =DATE(Year, Month, Day)

Ví dụ: =DATE(2021,9,22) sẽ có kết quả ngày 22 tháng 9 năm 2021.

#Hàm NOW

Hàm NOW dùng với mục đích đưa ra kết quả là thời gian hiện tại trên máy tính.

Công thức: =NOW( )

Ví dụ:
=NOW( ) : Hiển thị thời gian hiện tại trên máy tính.
=NOW( ) + 20: Hiển thị thời gian trong 20 ngày tiếp theo.

#Hàm HOUR, MINUTE, SECOND

– Hàm HOUR dùng với mục đích hiển thị giờ trong ô được chọn. Giá trị giờ ở dạng số nguyên từ 0 đến 23.

Công thức: =HOUR(serial_number)

– Hàm MINUTE dùng với mục đích hiển thị phút trong ô được chọn. Giá trị phút ở dạng số nguyên từ 0 đến 59.

Công thức: =MINUTE(serial_number)

– Hàm SECOND dùng với mục đích hiển thị giây trong ô được chọn. Giá trị giây ở dạng số nguyên từ 0 đến 59.

Công thức: =SECOND(serial_number)

4. NHÓM HÀM LÀM VIỆC VỚI CHUỖI VĂN BẢN

#Hàm TEXT

Hàm TEXT chuyển đổi các giá trị số thành chuỗi văn bản ở một định dạng cụ thể để hiển thị dữ liệu số ở định dạng dễ xem hoặc dễ làm việc hơn.

Công thức: =TEXT(value, format_text)

#Hàm LEN

Công thức: =TRIM(ô được chọn)

#Hàm LEFT, RIGHT, MID

– Hàm LEFT dùng để cắt các ký tự bên trái phần dữ liệu được chọn.

Công thức: =LEFT(text,[num_chars])

– Hàm RIGHT dùng để cắt các ký tự bên phải phần dữ liệu được chọn.

Công thức: =RIGHT(text,[num_chars])

– Hàm MID đưa ra kết quả là các ký tự được cắt theo yêu cầu.

Công thức: =MID(text, start_num, num_chars)

5. NHÓM HÀM TRA CỨU VÀ THAM CHIẾU

#Hàm VLOOKUP, HLOOKUP

– Hàm Vlookup được dùng với mục đích tìm kiếm dữ liệu theo hàng dọc trong bảng và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang.

Công thức:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

– Hàm Hlookup được dùng với mục đích tìm kiếm dữ liệu theo hàng ngang trong bảng và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng dọc.

Công thức:

=HLOOKUP(Lookup_value, Table_ array, Row_index_Num, Range_lookup)

#Hàm INDEX, MATCH

– Hàm INDEX hiển thị kết quả là một giá trị hoặc đối chiếu đến một giá trị khác trong phạm vi được chọn.

Công thức: =INDEX(array, row_num, column_num)

– Hàm MATCH dùng để tìm kiếm và xác định vị trí của một giá trị trong phạm vi được chọn.

Công thức: =Match(Lookup_value, Lookup_array, Match_type)

#Hàm FIND

Hàm FIND được dùng để tìm các ký tự trong dữ liệu được chọn và hiển thị kết quả là vị trí đầu tiên của ký tự trong dữ liệu.

Công thức: =FIND(find_text, within_text, [start_num])

6. NHÓM HÀM THỐNG KÊ

#Hàm MAX, MIN

Hàm MAX, MIN dùng với mục đích tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất trong cùng dữ liệu được chọn.

– Công thức: =MIN(Number1,Number2,…)

– Công thức: =MAX(Number1,Number2,…)

#Hàm RANK

Hàm Rank dùng với mục đích sắp xếp, phân loại dữ liệu từ cao đến thấp hoặc thấp đến cao.

Công thức: =RANK(number,ref, [order])

Những hàm cơ bản trong Excel mà Sinh viên học viện Ngân hàng tổng hợp trên đây như hàm Excel tính toán, thống kê, tìm kiếm dữ liệu,… chắc chắn sẽ rất có ích với các bạn thường xuyên phải làm việc trên bảng tính Excel, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán, hành chính nhân sự. Vì thế, để có thể làm việc một cách nhanh chóng và chính xác nhất, các bạn nên ghi nhớ những hàm Excel cơ bản này.

Xem thêm: 

• Học Công Nghệ Thông Tin Ra Làm Gì?
• Quản Trị Kinh Doanh Là Gì? Học Quản Trị Kinh Doanh Ra Làm Gì
• Cách Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Trong Học Tập
• Học Tài Chính Ngân Hàng Ra Làm Gì?
• Phím Tắt Trong Excel – Các Phím Tắt Trong Excel Thông Dụng